Privacybeleid

1. Gebruiksvoorwaarden

Dit privacybeleid wordt uitgevaardigd namens Hearts & Colors en haar gelieerde entiteiten. Wanneer we in dit beleid verwijzen naar de "Foundation", de "Gallery", "wij" of "ons", bedoelen we de relevante entiteit die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Elke Gallery, ongeacht of deze zich binnen de Europese Economische Ruimte bevindt of niet, is toegewijd aan het respecteren van uw privacy en het beschermen van uw persoonsgegevens. Het volgende privacybeleid beschrijft hoe en waarom wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, in overeenstemming met de hoge normen die gelden in de landen waar een Gallery actief is en de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG").

2. Oorsprong van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is een Europese verordening inzake gegevensbescherming en privacy voor alle individuen binnen de Europese Economische Ruimte. Ze werd van kracht in mei 2018. De volledige verordening en aanvullende informatie zijn te vinden op: https://ec.europa.eu/

Wij beantwoorden graag al uw vragen over dit privacybeleid. Stuur ons een e-mail op privacy@hearts-colors.org .

3. Cookies

a) Wat is een cookie?

Een cookie is een klein bestand dat wij via uw browser (bijvoorbeeld: Chrome, Firefox of Safari) opslaan op de harde schijf van uw computer, smartphone of tablet, als u het gebruik ervan accepteert. U kunt cookies beschouwen als een soort 'geheugen' voor de website, zodat deze u kan herkennen wanneer u terugkeert en daar gepast op kan reageren. Als u bijvoorbeeld een andere taal dan het Engels kiest en u wilt dat de website bij elk bezoek in die andere taal wordt weergegeven, zijn cookies daarvoor nuttig.

b) Hoe kan ik een cookie verwijderen of weigeren?

U kunt de browserinstellingen eenvoudig aanpassen om alle of bepaalde cookies in of uit te schakelen. Als u echter alle cookies blokkeert via uw browserinstellingen (inclusief essentiële cookies), kan het zijn dat u geen toegang krijgt tot bepaalde delen van onze website. Raadpleeg indien nodig de Help-functie van uw browser.

c) Welke cookies gebruiken wij?

Wij kunnen 4 soorten cookies gebruiken:

• Sommige cookies zijn strikt noodzakelijk voor de werking van onze website. Dit omvat bijvoorbeeld cookies die u in staat stellen een winkelwagen te gebruiken. Hoewel wij momenteel geen webshop uitbaten, zullen wij dat in de toekomst doen.
• Analytische cookies (Google Analytics) worden gebruikt om statistieken te verzamelen, zoals het aantal bezoeken aan een pagina. Dit helpt ons de werking van onze website te verbeteren.
• Prestatiecookies worden gebruikt om uw voorkeuren te herkennen wanneer u terugkeert naar onze website, zoals uw voorkeurstaal;
• Targetingcookies registreren uw bezoek aan onze website, de pagina's die u heeft bezocht en de links die u heeft gevolgd. Wij gebruiken deze informatie om onze website en de daarop weergegeven advertenties beter af te stemmen op uw interesses. Wij kunnen ook bepaalde informatie delen met derden (Vimeo, Youtube, Soundcloud…), die het succes van hun applicatie bijhouden of deze voor u personaliseren. Targetingcookies verzamelen geen persoonlijk identificeerbare informatie en wij werken uitsluitend samen met betrouwbare advertentiepartners.

4. Verwerking van persoonsgegevens

a) Verzamelde persoonsgegevens

Doorgaans verzamelen wij een deel of al het volgende:

• Persoonlijke identificatiegegevens zoals voornaam en achternaam, privé- en/of professioneel adres, privé- en/of professioneel telefoonnummer, privé- en/of professioneel e-mailadres, leeftijd en/of geboortedatum, foto;
• Informatie over financiële transacties die tussen ons kunnen plaatsvinden, zoals bankrekeninggegevens en/of creditcardgegevens, beroepsverleden en functietitel;
• Informatie met betrekking tot de optimale werking van deze website en de daarmee samenhangende communicatie met u, zoals informatie verstrekt door cookies en vergelijkbare technologieën, interesseselecties, voorgestelde aanbiedingen en aankoopgeschiedenis, communicatievoorkeuren, voorkeur voor kunstenaars en creatieve interesses, beperkte en openbaar beschikbare biografische informatie inclusief persoonlijke interesses, hobby's en filantropische interesses;
• En informatie die wij kunnen gebruiken in het kader van onze algemene bedrijfsvoering, zoals persknipsels en informatie over uw aanwezigheid bij onze evenementen.

b) Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens alleen wanneer de wet ons dat toestaat, in de volgende gevallen:

• Wanneer dit noodzakelijk is voor een legitiem doel: wanneer uw belangen en fundamentele rechten dat doel niet overstijgen, verzamelen wij uw persoonsgegevens om u de beste ervaring op onze website te bieden, om de inhoud van onze website en onze diensten te beheren, te ondersteunen, te verbeteren en feedback te verzamelen. Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om met u te communiceren. Wij kunnen beelden en opnames van u gebruiken in het kader van het fotograferen en filmen van onze tentoonstellingen en evenementen, of om u, ons personeel en de kunstwerken op onze locaties te beveiligen.
• Wanneer wij een contract met u moeten uitvoeren: wij gebruiken uw gegevens wanneer wij een contract met u aangaan of zijn aangegaan, om u de gekochte goederen te verzenden, een factuur te sturen of betalingen te innen.
• Wanneer wij moeten voldoen aan een wettelijke of reglementaire verplichting: wij kunnen uw gegevens ook verzamelen om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, zoals ken-uw-klant- en antiwitwasverplichtingen, betaling van belastingen en douanerechten, en vereisten van politie, rechtbanken, toezichthouders of andere handhavingsinstanties.

c) Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

Doorgaans verkrijgen, verzamelen en actualiseren wij informatie over u via direct contact, of dat nu persoonlijk, telefonisch, via een papieren formulier, per e-mail of automatisch online is terwijl u gebruik maakt van onze website. Wij verzamelen informatie via onze website met behulp van cookies en vergelijkbare technologieën. Uw beeltenis kan ook worden vastgelegd als u aanwezig bent bij een van onze evenementen.

Wij kunnen ook informatie over u verzamelen via derden die u naar ons doorverwijzen, of via externe bronnen zoals kranten, tentoonstellingscatalogi, openbare veilingresultaten en uw gebruik van onze sociale mediakanalen.

d) Beveiliging van uw gegevens

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid en integriteit van alle verzamelde persoonsgegevens te beschermen.

Wij slaan informatie op verschillende plaatsen op, afhankelijk van onze behoeften voor toegang en gebruik, en passen diverse beveiligingstechnologieën en -procedures toe om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking.

Hoewel wij beschikken over moderne beveiligingssystemen en -procedures, kunnen wij de volledige beveiliging van de persoonsgegevens in ons systeem niet garanderen. Ondanks onze inspanningen is geen enkele informatie volledig veilig voor inbraak, ongeoorloofde toegang of manipulatie tijdens de overdracht.

Onze e-mails en website kunnen links bevatten naar websites van derden die niet door ons worden beheerd en die hun eigen privacybeleid hanteren. Wij kunnen dan ook niet verantwoordelijk worden gesteld voor de inhoud en praktijken van die websites. Wij raden u aan het privacybeleid te lezen van elke website die u bezoekt.

e) Toegang tot verzamelde informatie

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door de entiteit die ze aanvankelijk heeft ontvangen en kunnen intern worden doorgegeven aan anderen binnen onze groep. 

Wij werken samen met derden bij het leveren van sommige van onze diensten (zoals banken, transportbedrijven, verzekeraars, opslagbedrijven, experts die ons helpen met kunstwerken, fotografen, professionele adviseurs, toezichthoudende instanties, evenementenlocaties, kunstbeurzen, cateraars en marketing- en distributiepartners). Het kan noodzakelijk zijn om uw persoonsgegevens met hen te delen zodat zij die diensten kunnen verlenen. Wij eisen van alle derden dat zij de veiligheid van persoonsgegevens respecteren, deze in overeenstemming met de wet behandelen en voldoen aan de vereisten van de AVG.

Op verzoek en indien van toepassing, verstrekken wij u de gegevens van de derden waarmee wij samenwerken. Wij bespreken ook eventuele specifieke beveiligingsvragen die u heeft over uw persoonsgegevens.

Houd er rekening mee dat als wij een kunstwerk aan u verkopen, wij de factuur kunnen delen met de kunstenaar die het heeft gemaakt ten behoeve van hun provenance-administratie. Wij kunnen ook verplicht zijn bepaalde informatie te verstrekken aan bevoegde instanties en toezichthoudende autoriteiten voor antiwitwas- en handelssanctiecontroles, en ter ondersteuning van de preventie en opsporing van fraude en criminaliteit.

f) Hoe lang bewaren wij de informatie

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk is om de relevante diensten te verlenen en zakelijke gegevens bij te houden. De wet verplicht ons informatie over financiële transacties te bewaren voor het lopende boekjaar plus een aanvullende periode die afhankelijk is van de toepasselijke jurisdictie.

Wij kunnen uw persoonsgegevens opslaan in onze database voor referentiedoeleinden en om eventuele door u gedeelde voorkeuren te registreren. De informatie kan worden gebruikt om vragen te beantwoorden, problemen op te lossen, verbeterde of nieuwe diensten aan te bieden, uw rechten onder de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving te respecteren, voor eventueel wettelijk vereiste gegevensbewaring, of voor het bijhouden van een archief van kunstenaars, tentoonstellingen en evenementen. Dit betekent dat wij de informatie kunnen bewaren nadat u geen relatie meer met ons heeft.

In sommige gevallen kunnen wij uw persoonsgegevens anonimiseren voor onderzoeks- of statistische doeleinden, in welk geval wij de geanonimiseerde informatie voor onbepaalde tijd kunnen gebruiken zonder u hiervan verder op de hoogte te stellen.

5. Uw rechten

Krachtens de AVG hebben EU-ingezetenen het wettelijk recht om toegang te vragen tot hun persoonsgegevens (algemeen bekend als een "verzoek tot inzage"). Als u dit recht uitoefent en wij persoonsgegevens over u verwerken, zijn wij verplicht u een beschrijving en kopie te verstrekken van alle persoonsgegevens die wij mogelijk hebben, en u te informeren over de reden van de verwerking.

U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens te laten rectificeren of verwijderen, bezwaar te maken tegen de verwerking ervan, of de verwerking ervan te laten beperken. U kunt ook verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens aan u of aan een derde. Wij zullen uw persoonsgegevens aan u of aan een door u gekozen derde verstrekken in een gangbaar, machineleesbaar formaat.

U heeft altijd het recht u af te melden voor het ontvangen van promotionele e-mails en andere vormen van marketing- of verkoopcommunicatie door te klikken op de link "afmelden" onderaan elke e-mail die wij u sturen, en u behoudt de mogelijkheid om u op een later tijdstip opnieuw aan te melden.

Als u uw persoonsgegevens wenst in te zien, te verifiëren, bij te werken, te wijzigen of te verwijderen, kunt u rechtstreeks contact met ons opnemen via privacy@hearts-colors.org. Als u uw recht op inzage van uw persoonsgegevens wenst uit te oefenen, kunnen wij u om specifieke informatie vragen om uw identiteit te bevestigen. Dit is een veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat er geen persoonsgegevens worden verstrekt aan personen die daartoe niet gerechtigd zijn.

6. Wijzigingen in dit beleid

Eventuele toekomstige wijzigingen in ons beleid worden op deze pagina gepubliceerd en, waar van toepassing, per e-mail aan u meegedeeld. Raadpleeg deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van eventuele updates of wijzigingen.

Dit beleid werd voor het laatst bijgewerkt op 28 april 2025.

7. Contactgegevens

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft met betrekking tot dit privacybeleid of de manier waarop wij uw gegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen via privacy@hearts-colors.org.

Wij streven ernaar alle legitieme verzoeken binnen één maand te beantwoorden. Het kan echter langer duren als uw verzoek bijzonder complex is of als u meerdere verzoeken heeft ingediend.